Als Hausärztin oder Hausarzt in der Schweiz sind Sie weit mehr als nur ein medizinischer Experte. Sie sind zugleich Unternehmer, Manager, Personalführer und Organisator. Der Spagat zwischen exzellenter Patientenversorgung und effizienter Praxisführung wird zunehmend zur Herausforderung: Der administrative Aufwand durch komplexe Tarifsyteme wie TARDOC, der spürbare Mangel an qualifizierten Medizinischen Praxisassistentinnen (MPA) und die steigenden Erwartungen der Patienten erfordern eine perfekt organisierte Praxis. Eine durchdachte organisatorische Optimierung ist daher kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit – für die wirtschaftliche Gesundheit Ihrer Praxis, die Qualität der Betreuung und nicht zuletzt für Ihr eigenes Wohlbefinden. Wir stellen Ihnen fünf praxiserprobte Strategien vor, mit denen Sie Ihre Praxisabläufe nachhaltig verbessern können.
1. Das MPA-Team stärken und gezielt entlasten
Ihre Medizinischen Praxisassistentinnen sind das Herz und der Motor Ihrer Praxis. Ein überlastetes und frustriertes Team ist das grösste Hindernis für einen reibungslosen Ablauf. Investieren Sie daher gezielt in die Stärkung und Entlastung Ihrer MPAs. Definieren Sie klare Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten, damit jede Mitarbeiterin weiss, wofür sie zuständig ist. Regelmässige, kurze Team-Meetings fördern die Kommunikation und helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und gemeinsam zu lösen. Fördern Sie die Weiterbildung Ihrer MPAs in Bereichen wie Abrechnung, Chronic Care Management oder Praxislabor – dies steigert nicht nur die Kompetenz, sondern auch die Motivation und den Wert für die Praxis. Der grösste Hebel zur Entlastung liegt jedoch oft in der Digitalisierung von Routineaufgaben. Tools für die Online-Terminbuchung oder digitale Patientenformulare können die Anzahl der Telefonanrufe drastisch reduzieren und dem Team mehr Zeit für die Betreuung der Patienten vor Ort geben.
2. Den Patientenfluss digitalisieren und intelligent steuern
Ein ineffizienter Patientenfluss führt zu langen Wartezeiten, Stress im Team und unzufriedenen Patienten. Beginnen Sie damit, Ihre Terminplanung zu digitalisieren. Ein modernes Online-Terminbuchungssystem (wie z.B. OnesDoc oder Doctena) ermöglicht es Patienten, rund um die Uhr Termine zu buchen, und reduziert das Telefonaufkommen erheblich. Automatische Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail senken zudem die Zahl der kostspieligen "No-Shows". Führen Sie digitale Anamnesebögen ein, die Patienten bereits zu Hause ausfüllen können. Das spart wertvolle Zeit beim Check-in und die Daten können direkt ins Praxisinformationssystem übernommen werden. Etablieren Sie ein klares Triage-System am Telefon und für Online-Buchungen, um zwischen dringenden Notfällen und planbaren Routinekonsultationen zu unterscheiden. Für geeignete Nachkontrollen oder Besprechungen können Video-Sprechstunden eine zeiteffiziente Alternative für beide Seiten sein.
3. Abrechnungs- und Administrationsprozesse automatisieren
Die Administration, insbesondere die korrekte Abrechnung nach TARDOC, ist einer der grössten Zeitfresser im Praxisalltag. Nutzen Sie das Potenzial Ihrer Praxissoftware (wie z.B. Vitodata, Amedes, Axenita und andere) voll aus. Stellen Sie sicher, dass alle erbrachten Leistungen während der Konsultation lückenlos und korrekt erfasst werden, um Honorarverluste zu vermeiden. Viele repetitive administrative Aufgaben lassen sich durch Vorlagen und Textbausteine beschleunigen. Erwägen Sie den Einsatz von digitalen Diktierlösungen mit Spracherkennung, um die Brieferstellung massiv zu beschleunigen. Wenn die Abrechnung dennoch zu einer grossen Belastung wird, kann das Outsourcing an eine spezialisierte Abrechnungsstelle wie eine Ärztekasse eine wirtschaftlich sinnvolle Entscheidung sein, die Ihnen und Ihrem Team den Rücken freihält.
4. Lagerhaltung und Einkauf strategisch optimieren
Material, das abläuft, zu viel bestellt wird oder im entscheidenden Moment fehlt, verursacht Kosten und Stress. Bringen Sie System in Ihre Lagerhaltung und Ihren Einkauf. Führen Sie ein einfaches, aber konsequentes Inventarmanagement ein – viele moderne Praxissoftwaresysteme bieten hierfür bereits Module an. Definieren Sie für alle wichtigen Verbrauchsmaterialien und Medikamente Mindestbestände und legen Sie klare Verantwortlichkeiten für die Nachbestellung fest. Bündeln Sie Ihre Bestellungen bei wenigen, zuverlässigen Lieferanten, um bessere Konditionen auszuhandeln und den administrativen Aufwand zu reduzieren. Regelmässige, aber schnelle Kontrollen der Verfallsdaten verhindern unnötige Verluste und stellen die Patientensicherheit sicher.
5. Die eigene Zeit als Arzt schützen und fokussieren
Letztlich sind Sie als Ärztin oder Arzt oft der grösste Engpass in der Praxis. Ein gutes Zeitmanagement ist daher entscheidend für Ihre Effizienz und Ihr Wohlbefinden. Planen Sie fixe Zeitblöcke für administrative Tätigkeiten in Ihrer Agenda ein, anstatt diese "zwischendurch" zu erledigen. So können Sie sich in den Konsultationen voll und ganz auf die Patienten konzentrieren. Standardisieren Sie wiederkehrende Prozesse und nutzen Sie Vorlagen für Berichte, Überweisungen und Korrespondenz, wo immer es möglich ist. Delegieren Sie konsequent alle nicht-ärztlichen Aufgaben an Ihr kompetentes MPA-Team. Lernen Sie, auch einmal "Nein" zu sagen und schützen Sie Ihre Pausen – nur ein ausgeruhter Arzt ist ein guter Arzt.
Fazit: Kleine Schritte, grosse Wirkung
Die organisatorische Optimierung einer Hausarztpraxis ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Doch schon wenige, gut durchdachte Anpassungen in den Bereichen Team-Management, Patientenfluss, Administration, Logistik und Selbstmanagement können eine enorme Wirkung entfalten. Eine gut organisierte Praxis führt nicht nur zu wirtschaftlichem Erfolg, sondern schafft auch ein ruhigeres Arbeitsumfeld, steigert die Patientenzufriedenheit und gibt Ihnen das Wichtigste zurück: mehr Zeit für die Medizin.