Als Personal Assistant bist du eine Schlüsselperson an der Seite der Klinikdirektorin.
Du steuerst komplexe Abläufe, koordinierst interne und externe Schnittstellen und sorgst mit Weitblick, Diskretion und Professionalität für reibungslose Prozesse auf Führungsebene.
Deine Hauptaufgaben - Proaktive Gesamtverantwortung für das Agenda-Management der Klinikdirektorin inkl. strategischer Priorisierung, Antizipation von Konflikten und Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen
- Koordination nationaler und internationaler Gremien-, Kongress- und Netzwerkaktivitäten
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen auf Direktionsebene inkl. strukturierter Protokollführung und Monitoring strategischer Pendenzen
- Erstellung, Strukturierung und Qualitätssicherung anspruchsvoller Präsentationen, Berichte und Executive Briefings
- Selbstständige, stilsichere Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit internen und externen Stakeholdern (u. a. Zuweisenden, internationalen Partnern, wissenschaftlichen Netzwerken)
- Organisation komplexer Reisen, Veranstaltungen, Faculty-Besuche und hochrangiger Meetings
- Sicherstellung professioneller Prozesse im Umgang mit sensiblen, vertraulichen und personenbezogenen Daten
- Unterstützung bei strategischen Projekten, Pflege relevanter Dokumentationen sowie Sicherstellung strukturierter Ablageprozesse
Dein Profil - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung zur Direktionsassistenz / Executive Assistant oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in einer Support-Funktion auf Direktionsebene, idealerweise - aber nicht obligatorisch - im universitären oder medizinischen Umfeld
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen von Vorteil
- Hohe digitale Kompetenz (MS Office, Präsentationstools, digitale Projekt- und Dokumentenmanagementsysteme)
- Strategisches Denkvermögen sowie ausgeprägtes Organisations- und Priorisierungstalent
- Absolute Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten
- Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hoher Belastbarkeit
- Souveränität im Umgang mit anspruchsvollen Stakeholdern auf allen Hierarchieebenen
Unser Angebot Wir bieten dir eine interessante, abwechslungsreiche Herausforderung in einem lebhaften, universitären Umfeld. Du hast die Möglichkeit, dich als Mensch und Fachperson aktiv in den Team- sowie in den Aufgabenentwicklungsprozess einzubringen. Ein kollegiales, motiviertes und engagiertes Team freut sich auf dich.
Weitere Auskünfte Für weitere Auskünfte steht dir Herr Delil Tayçimen, HR Recruiting Consultant, per Mail gerne zur Verfügung.
Mail
delil.taycimen@usz.ch Wir freuen uns auf deine Bewerbung Delil Taycimen
Recruiting
Linkedin Profil Für diese Stelle können keine Dossiers von Personalvermittlern berücksichtigt werden. Danke für Ihr Verständnis.
Unsere Benefits Kita vor Ort In unseren hauseigenen Kindertagesstätten werden deine Kinder liebevoll betreut. Lange Öffnungszeiten ohne Betriebsferien und subventionierte Betreuungsplätze entlasten dich im Alltag.
Gesundheit Wir unterstützen deine Gesundheit. Neben persönlichen Beratungen und Kursen unseres Gesundheitsmanagements, die dein Wohlbefinden fördern, bieten wir dir mit einem subventionierten Jahresabonnement beim ASVZ Zugang zu über 120 Sportarten.
Flexibilität Wir fördern eine ausgewogene Work-Life-Balance: Knapp die Hälfte unserer Mitarbeitenden arbeitet Teilzeit, und etwa 50% der Aufgaben lassen sich im Homeoffice erledigen - wenn es dein Berufsalltag zulässt.
Familienfreundlichkeit Wir helfen dir, Familie und Beruf zu vereinbaren. Mütter haben Anspruch auf mindestens 6 Monate Mutterschaftsurlaub (davon 16 Wochen mit vollem Lohn), Väter auf mindestens 2 Monate Vaterschaftsurlaub (davon 2 Wochen mit vollem Lohn).
Weiterbildung & Entwicklung Wir begleiten dich auf deinem beruflichen Weg und unterstützen deine Entwicklung mit individuellen Karriere- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
Versicherungen Wir übernehmen 60% deiner Pensionskassenbeiträge und bieten attraktive Sonderkonditionen für Ergänzungsversicherungen.
Mobilität Du profitierst von einem persönlichen ZVV-BonusPass zum Spezialpreis oder erhältst einen fixen Geldbetrag für ein Generalabonnement (GA) oder Halbtax PLUS.
Telefonie Du und deine Familienangehörigen profitieren von Sonderkonditionen für private Mobil-Abonnements.
